№ 3, 2006

Деловые переговоры: организация и подготовка

Пред Кочубеем гетман скрытный
Души мятежной ненасытной
Отчасти бездну открывал
И о грядущих измененьях,
Переговорах, возмущеньях
В речах неясных намекал.
А.С.Пушкин

В нашей стране в условиях демократизации и открытости общества, становления рыночных отношений особую значимость приобретают деловые переговоры как важнейший инструмент регулирования экономической жизни и, в частности, взаимоотношений во внешней сфере. Если раньше международные деловые переговоры были уделом узкого круга дипломатов и государственных чиновников, то теперь лавинообразное вовлечение во внешнеэкономическую деятельность огромной массы новых субъектов - юридических и физических лиц, не имеющих достаточного опыта делового общения с внешним миром, - делает актуальным для них овладение навыками переговорной деятельности, освоение современных подходов и общепринятых «правил игры».

В странах Запада переговоры давно уже стали неотъемлемым элементом жизненного уклада, основанного на саморегуляции экономики и плюрализме общества. Умение вести переговоры стало целой наукой, своеобразным искусством, предметом теоретических изысканий и широкой университетской подготовки. Современные научные разработки эффективных переговоров по-новому подходят к взаимодействию партнеров. Стратегия переговоров - это стратегия совместного поиска и приумножения общих интересов партнеров, проникновение в интересы другой стороны и согласование их с собственными. Компромисс стал цениться больше, чем победа, а на «противника» стали смотреть действительно как на партнера. Ведь при конфликтующем подходе решается задача - как разделить имеющийся пирог (где один может выиграть за счет проигрыша другого), тогда как при сотрудничестве - как его испечь на благо обеих сторон.

Обучение переговорам подразумевает выработку единой «культуры переговоров», то есть совокупности ценностей, понятий, категорий, обычаев и приемов, становящихся средством связи и общения деловых людей.

Существуют различные классификации видов переговоров. По своему содержанию и целям они могут быть направлены:

· на установление новых обязательств между партнерами (заключение контракта);

· на рассмотрение ранее достигнутых договоренностей (сохранение, развитие, пересмотр, прекращение);

· на урегулирование конфликтной ситуации;

· на достижение определенных побочных результатов (не отраженных в основном содержании переговоров);

· на налаживание новых связей, обмен информацией (информационно-коммуникативная функция).

Вырисовываются три основные сферы переговорной деятельности: политико-дипломатическая, социальная и торгово-экономическая. Область деловых переговоров, охватывая различные слои людей, которые включились в предпринимательство, становится наиболее быстро расширяющейся в нашей стране.

По числу участвующих сторон переговоры могут быть двусторонними и многосторонними (например, конференции). В некоторых случаях, особенно при решении конфликтных ситуаций, стороны привлекают к переговорам посредников, проводят неофициальные консультации.

Международные переговоры могут проводиться на межгосударственном уровне или же между частными субъектами.

Подготовка к переговорам ведется по двум направлениям: решение организационных вопросов (которые продолжаются и во время самих переговоров) и проработка процесса переговоров по существу (содержательная сторона переговоров).

Организационные вопросы охватывают меры по формированию делегации для переговоров, назначению ее главы, составлению и согласованию с партнером повестки дня, времени и места переговоров, а также по подготовке помещения и техническому обеспечению переговорного процесса.

В ряду этих мер прорабатываются также протокольные вопросы, которые могут включать в себя порядок встречи гостей и доставки их в гостиницу, составление и согласование с ними программы их пребывания: ее деловой части (беседы, переговоры, посещение связанных с ними производственных и других объектов), представительской части (встречи, завтраки, приемы), культурной части (осмотр достопримечательностей, посещение зрелищных мероприятий), а также проводов гостей. Указанные моменты должны иметься в виду, особенно когда гости прибывают по приглашению принимающей стороны.

При формировании делегаций на двусторонних переговорах исходят из примерного равенства их численного состава и соответствия должностного уровня глав делегаций. Это не исключает того, что более высокое официальное лицо (принимающей стороны) может протокольно встретиться с гостями и даже дать впоследствии в их честь прием.

Довольно представительный опрос фирм-импортеров США показал, что 80 процентов из них назначают переговорные делегации в составе двух-пяти человек. Более двух третей опрошенных фирм считают, что наиболее эффективна группа из двух-трех специалистов, где руководитель имеет широкие полномочия. При этом 70 процентов американских фирм отметили, что иностранные партнеры имели численное превосходство переговорного состава.

Местом переговоров может быть служебное помещение одного из участников (принимающей стороны) или же нейтральная территория. Говорят, дома стены помогают. В связи с этим показательно, что 60 процентов американских импортеров выразили предпочтение своей штаб-квартире, 18 процентов - нейтральному помещению, а 7 процентов - офису зарубежного поставщика. Около 15 процентов фирм не придали фактору места переговоров никакого значения.

Помещение для переговоров должно быть свободно от посторонних материалов и документов. Организаторы раскладывают на столе блокноты (бумагу), карандаши (пепельницы, если допускается курение и дамы не возражают), ставят минеральную воду, фужеры. Участники должны быть избавлены от неожиданных телефонных звонков и других помех (снаружи на двери вывешивается надпись «идут переговоры»).

В перерывах может быть подано угощение - чай, кофе, бутерброды, фрукты - желательно в отдельной комнате или на специальном столе.

Рассадка за столом переговоров предполагает чаще всего размещение глав делегаций по центру стола, друг против друга, справа от каждого из них располагаются вторые лица, а слева - переводчики. Члены делегации рассаживаются далее по рангам с учетом предпочтения правой стороны. В любом случае гостям предлагают выбрать себе места.

Принимающая сторона обычно обеспечивает печатание и размножение обсуждаемых проектов, а также техническое оформление окончательных документов.

При назначении времени переговоров принимающая сторона должна учитывать распространенное правило: если завершение переговоров намечается на середину дня, то иностранный партнер (покупатель) может рассчитывать, что его пригласят на завтрак (ланч), а если позже 18 часов - на обед. Независимо от этого подписание соглашений может сопровождаться подачей шампанского.

Правильной форме должно соответствовать глубокое содержание

Самой важной стороной подготовки переговоров является проработка вопросов по существу (содержательной части). Специалисты Международного торгового центра ЮНКТАД/ВТО считают, что успех переговоров на 80 процентов обеспечивается их подготовкой и лишь на 20 - ведением самих переговоров. В свете этого примерный круг задач предварительной подготовки выглядит так:

· определить свои цели, позицию, вопросы к обсуждению, а также концептуальные и стратегические подходы исходя из интересов фирмы;

· собрать и проанализировать информацию о конъюнктуре и прогнозах рынка, конкурентной и ценовой ситуации;

· рассчитать и утвердить базу договорной цены, определив таким образом свои целевые ориентиры и пределы торга;

· определить прочие условия намечаемого соглашения и согласовать их с функциональными службами своей фирмы (конъюнктурной, юридической, валютно-финансовой и т.д.);

· согласовать заранее с заказчиками импортных или поставщиками экспортных товаров условия реализации закупки (поставки) товаров и пути решения возможных претензий;

· собрать информацию о партнере, а в случае уже имевшихся контактов изучить переписку с фирмой, досье на нее и ее представителей;

· оценить сильные и слабые стороны партнера, его заинтересованность и стратегический подход;

· продумать аргументацию своей позиции и ответы на возможную реакцию партнера;

· выработать переговорную тактику, «сценарий переговоров», определить «цену» предполагаемых уступок партнеру (на каком этапе и за что они будут предлагаться);

· провести конъюнктурное совещание специалистов, готовящих переговоры, обсудив вопросы, распределив роли и прорепетировав свои действия;

· подготовить необходимую документацию (досье, справки, проект намечаемого контракта и т.д.);

· составить рабочий план переговоров с указанием тактической последовательности действий, формулировок заявлений, их аргументации, вариантов решений и т.д.

В практике западных фирм выработались определенные методы подготовки к переговорам. Одним из таковых является составление балансных (конкурентных) листов, где сопоставляются позиции своей фирмы, партнера и конкурентов по разным пунктам, взвешиваются их плюсы и минусы. Международный торговый центр в Женеве приводит следующую примерную форму такого листа:

В таком листе сопоставление, например, одной из альтернатив продавцом партии компьютеров могло бы выглядеть следующим образом.

Если согласиться на продажу компьютеров по минимальной рыночной цене и получить сразу деньги, то: (+) мы получим деньги и немедленно сможем вложить их в дело; (+) у нас не будет проблем с хранением партии компьютеров; (-) мы соглашаемся на минимальную цену.

Если не соглашаться на продажу компьютеров по минимальной рыночной цене, то: (+) мы можем попытаться получить большую сумму, но (-) у нас будет проблема с хранением компьютеров; (-) есть риск потерять покупателя и не найти другого.

Последнее обстоятельство побуждает многие фирмы строить стратегию отношений с партнерами на долгосрочных интересах, пренебрегая сиюминутными выгодами. Расчет прост: согласно подсчетам международных специалистов, поиск нового покупателя в среднем обходится экспортеру в 5 раз дороже, чем поддержание отношений с имеющимся.

Другим методом, облегчающим процесс подготовки, является «мозговая атака», направленная не на оценку вариантов решений, а на выработку новых идей. Она состоит в выдвижении на совещании переговорной делегации каждым участником различных смелых предложений в обстановке творческого настроя, создаваемого поощрением инициативы, раскованности, свободы от критики и круговой рассадкой, привносящей атмосферу взаимоподдержки. По форме «мозговая атака» напоминает хорошо знакомую всем телевизионную игру «Что? Где? Когда?», творческий эффект которой по проработке логических версий вполне очевиден.

Традиционным методом являются деловые совещания, на которых анализируют имеющуюся информацию, составляют прогноз-сценарий, обсуждают возможные предложения и решения и т.д.

Еще одним методом подготовки может быть деловая игра, предвосхищающая реальные переговоры. В такой «игре» отрабатываются варианты решений, навыки гибкой реакции на неожиданные повороты в ходе переговоров.

Опытные бизнесмены утверждают, что даже после многоплановой и тщательной проработки всех вопросов предприниматель, идущий на переговоры, не может считать себя полностью подготовленным, он может быть только недоподготовленным.

Разговор о концептуальных подходах, искусстве и технике ведения самих переговоров, а также о применяемых тактических приемах будет продолжен в следующих номерах журнала.