№2, 2006

Первый шаг навстречу партнеру

Издревле на Руси визит торговых гостей - купцов обставлялся торжественно и уважительно, считался основой для почина торговых дел. В нынешние времена обычаи деловых знакомств и общений оформились в общепринятую во всем мире рациональную процедуру деловых визитов, которая, правда, может иметь некоторые местные оттенки.

Деловой визит может ставить целью знакомство, поддержание контактов, обмен информацией, обсуждение проблем для подготовки переговоров или же являть собой акцию вежливости (протокольный визит). Если деловой визит не был заранее согласован по переписке, то представитель (или прибывшая делегация) фирмы обычно по телефону за несколько дней договаривается с принимающей стороной о времени и цели визита, прося уточнить при этом, сколько времени хозяева смогут уделить гостям.

Визитер готовится к предстоящей встрече. Намечается круг вопросов для обсуждения, отбираются материалы, которые могут быть предоставлены партнеру в ходе беседы (например, памятные записки о работе своей фирмы или предприятия, рекламные проспекты и т.д.), аргументы в пользу сотрудничества с принимающей фирмой, вопросы, которые желательно задать партнеру, определяется линия поведения во время беседы.

Прибытие на встречу точно в назначенное время является показателем организованности гостя и уважения к занятости хозяина. Гостей обычно встречает в вестибюле секретарь или помощник, который проводит их к руководству организации или принимающему лицу.

При встрече первым представляется хозяин, а вторым - гость. Затем хозяин представляет своих сотрудников, участвующих во встрече, в нисходящем должностном порядке; при этом женщин представляют в первую очередь независимо от их должностного положения. После этого гость таким же образом представляет сопровождающих его лиц. Тут же проводится обмен визитными карточками.

В кабинете принимающего лица желательно иметь место, специально отведенное для приема гостей. Наличие дивана и мягких кресел вокруг журнального столика позволяет усадить гостя в соответствии с протокольными требованиями. Почетным местом для гостя является место справа от хозяина, на диване. Гость садится только после того, как сел хозяин кабинета. Если гость прибыл с дамой, то она садится по правую руку от хозяина, а на втором почетном месте - по левую руку - главный гость. Переводчик садится произвольно. Распространена также рассадка партнеров за длинным столом, друг против друга. При этом участники встречи располагаются по сторонам от своего руководителя в порядке должностного подчинения - с приоритетом правой стороны. Не рекомендуется принимать гостей, сидя за своим письменным столом или во главе стола, а также усаживать гостей напротив залитых солнцем окон, что ставит их в некомфортное положение.

Даже если визит длится не более получаса, считается уважительным предложить гостям чай или кофе. Небольшая психологическая деталь: опытные хозяева-руководители обычно не спрашивают напрямую: будете чай, или нет? Переговорная практика побуждает избегать любых вопросов, допускающих отрицательный ответ. Нужно, чтобы ваш партнер как бы забывал слово «нет». Поэтому гостям предлагается альтернатива в уже решенной плоскости: кто будет чай, а кто кофе?

Совместное чаепитие по-человечески сближает партнеров, способствует налаживанию разговора и общения. К чаю подаются сахар и печенье или другие кондитерские изделия. Спиртные напитки при этом не предлагаются.

Беседа ведется между руководителями, которые, однако, могут предоставлять слово своим коллегам по отдельным вопросам.

Инициатива беседы находится у принимающей стороны. Вслед за вопросами о прибытии, размещении и пребывании гостей в данном городе и об их впечатлениях, а также сообщениями о местных достопримечательностях беседа плавно переходит в деловое русло взаимных интересов.

С первых же минут общения у партнеров складывается оценочное впечатление друг о друге, слагаемыми которого становятся характерные жесты, мимика, выражение глаз, походка, тембр и тональность речи. Специалисты считают, что по каналам несловесной связи получается до 70 процентов первичной информации о партнере. Порой она столь убедительна, что ее влияние сказывается - позитивно или негативно - на всех последующих деловых контактах. Арсенал знаков несловесной связи очень богат.

Знаки одобрения действий партнера и искренности оценок: оживленный заинтересованный взгляд, раскрепощенность позы, партнер как бы подается навстречу собеседнику, пиджак не застегнут, теплый, уважительный тон речи. Такое настроение предрасполагает к взаимопониманию.

Оценочные жесты: задумчивое выражение лица, неторопливость разговора. В таких случаях тактичное и терпеливое ожидание чаще всего приводит к положительному результату.

Знаки несловесной связи оборонительного характера: холодный, чуть прищуренный взгляд, руки, скрещенные на груди, напряженная поза. В этих ситуациях рекомендуется спокойное, уравновешенное реагирование, как бы приглашение к доброжелательному настрою.

При нанесении визита или приеме визитеров нужно всегда проявлять такт и не навязывать партнеру огульно порядки и обычаи, не имеющие повсеместного признания. В этом отношении показательны некоторые предостережения от такой беспардонности из «Пособия для жизни в Москве» западных специалистов П.Ричардсона и Д.Келли: «Работая с российскими партнерами, набирайтесь мужества терпеть табачный дым. Если Вы не выносите табака, бизнес в России не для Вас». Или: «Надо быть готовым часами говорить об искусстве и о политике, пытаясь при этом отказаться от невероятного количества водки и коньяка, которое российские партнеры выпивают, не моргнув глазом».

Кстати, если на столе поставлены пепельницы - это означает, что можно курить, спросив, однако, разрешения у присутствующих женщин. Если же пепельниц на столе нет, то курить можно только в специально отведенном помещении.

Залогом успешного ведения беседы является умение заинтересованно слушать и слышать собеседника, проявить стремление понять его интересы. Считается, что деловой диалог - это на 70 процентов умение слушать. Поэтому нельзя прерывать партнера, нужно внимательно выслушать его до конца, дать возможность «выговориться».

Важным конструктивным подходом при деловом визите становится выявление области взаимных интересов и возможностей сотрудничества.

По мере того, как время, выделенное хозяевами для беседы, подходит к концу или же обмен мнениями начинает замедляться, гостям надлежит вспомнить, что, согласно протоколу, именно им принадлежит инициатива ухода. По окончании визита принимающая сторона провожает гостей до коридора, лифта или лестничной площадки. Следующая встреча партнеров - за столом переговоров.